Dokumentacja zbiorów archeologicznych Poznańskiego Towarzystwa Przyjaciół Nauk składa się obecnie ze spisów i ksiąg inwentarzowych zabytków oraz z katalogu. Najstarsze z inwentarzy powstały w latach 70. i 80. XIX w. Wcześniej natomiast zabytki odnotowywano jedynie w protokołach z posiedzeń PTPN i wykazach publikowanych w latach 1857-1858 w Gazecie Wielkiego Księstwa Poznańskiego. Pierwsze ogłoszone na jej łamach (nr 252, 254, 258 z 1857 r. oraz nr 18 z 1858 r.) sprawozdanie muzealne wymienia liczbę stu zabytków archeologicznych darowanych Towarzystwu i znajdujących się w zbiorach Muzeum Starożytności Krajowych. Mimo trapiących PTPN kłopotów lokalowych kolekcja zabytków pradziejowych wzrastała z roku na rok. Toteż troska o ich właściwe rozmieszczenie i opisanie była stałym przedmiotem uwagi Towarzystwa.

Duże zasługi na tym polu położył konserwator Hieronim Feldmanowski. Z pomocą Władysława Jażdżewskiego dokonał on pogrupowania zabytków, a po przejściu na emeryturę, na prośbę zarządu PTPN, rozpoczął układanie katalogu zbiorów wraz z rycinami.

Dzięki staraniom Bolesława Erzepkiego, który w 1885 r. objął funkcje konserwatora zbiorów, na drodze często żmudnej korespondencji z ofiarodawcami udało się ustalić miejsce pochodzenia i okoliczności znalezienia wielu z dawnych nabytków. Założył on też odrębną księgę inwentarzową dla zbiorów przedhistorycznych oraz katalog kartkowy miejscowości, z których pochodziły zabytki. Dostrzegając ogrom pracy jakiej wymagała opieka nad wciąż powiększającymi się zbiorami archeologicznymi, zarząd Towarzystwa w 1914 roku zatrudnił drugiego konserwatora w osobie Józefa Kostrzewskiego, powierzając mu równocześnie kierowanie działem przedhistorycznym. Zreorganizował on kolekcje porządkując zabytki według ich chronologii, z uwzględnieniem podziału na grupy kulturowe.